変化し続ける経済環境、激化する競争。
その中で生き抜いていく企業であり続けるためには、買収や部門の統廃合はもはや当たり前の状況です。
そんな環境の中で情報システム部門は、その変化に対応できる能力を備えなければなりません。従業員の生産性を支えるOfficeアプリケーションやグループウエアもそのような変化に対応すべく、常に最適な環境を提供できるように準備しておく必要があります。
Office365への移行のポイント！ゼロインパクト、コスト削減、自動化
企業の買収、統合などに伴うオペレーションで近年のトレンドはデスクトップアプリケーションであるOfficeをクラウドベースのOffice 365に移行することです。日本においては、「働き方改革」の大きなトレンドの実現のためにも会社の外である「リモート環境」からの利用も必須となって来ています。
Officeツールのクラウド環境への移行は必須と言っても過言ではないと思います。
また、部門の統合などの状況に対応してユーザーアカウントの移行と集約によってコスト削減を実現することができます。
レガシィ環境からOffice365への移行ケーススタディ！
ここでは、近年多くの企業でみられるOfficeツールの移行の主だったケースと、そこで利用されるQuest Softwareのソリューションの一部を紹介します。
オンプレExchange →Office 365/Exchange Online移行のケース
採用企業 : 小売業A社
- 課題 : 全国に店舗を展開する小売業A社は、働き方改革の実施に伴い、社員のワークスタイルが多様化。これを受けOfficeとOutlookをOffice 365へと移行することを決定しました。しかし、全国数十店舗に散らばる数千のアカウントを同時に移行するには、膨大な作業工数と、これに付随する人件費が課題となっていました。
- Quest製品名 : On Demand Migration for Email
- 導入のポイントと効果 : 移行元と移行先の接続、移行対象ユーザーの登録、移行するアイテムの選択、移行の実行と結果の確認、この4つのステップで移行をスムーズに行うことができ、A社においては店休日に店舗ごとに1000ユーザー単位での移行を行い、移行に掛かるコストを最小限にしつつ、スムーズな移行を実現しました。
Notes→Office 365/Exchange OnlineとSharePoint Online移行のケース
採用企業 : 地方銀行B社
- 課題 : メール機能と掲示板などのデータベース機能、この2つをNotesでまかなっていた地方銀行B社は、サポート期限が差し迫っているにも関わらず、移行作業を進められずにいました。その背景には、地銀特有の”小回りの利く”営業活動があり、ユーザー部門のビジネスを1秒たりとも止められないという課題をどうクリアし、移行を進めるか、その解決策を見出すことに苦慮していました。
- Quest製品名 : Migrator for Notes to Exchange/Coexistence Manager for Notes/Migrator for Notes to SharePoint
- 導入のポイントと効果 :「Migrator for Notes to Exchange」「Coexistence Manager for Notes」「Migrator for Notes SharePoint」を選定したポイントは2点、1つは段階的な移行を可能にする共存環境の構築ができること、もう1つは、Notes/Dominoサーバーの掲示板などのデータベースを、Microsoft SharePointに移行することで過去の資産を無駄にすることなく利用を続けることができることでした。これによりB社は現場のビジネスへの影響、つまりインパクトをゼロに移行を成功させました。Windows10環境に移行した後も、日常的なキッティング業務が常に発生します。それらのイメージ管理にしても次の４つの課題が発生するものと考えます。
G Suite→Office 365/Exchange OnlineとOneDrive移行のケース
採用企業 : 製造業C社および海外傘下のZ社
- 課題 : 東南アジア地域における製造拠点の確保、および販路の拡大を目的とした企業買収を行ったC社。しかし、買収したZ社では、C社が全社導入しているOffice 365ではなく、メールやカレンダーといったツールにG Suiteを利用していました。C社としては、セキュリティリスクの増大、ガバナンスの統制といった観点から、いち早くZ社の環境をOffice 365へと移行しなければなりませんでした。
- Quest製品名 : On Demand Migration for Email/Metalogix Essentials for Office 365
- 導入のポイントと効果 : メールには、メール本文に書かれていることだけではなく、これに添付される資料、その資料を格納するフォルダ、さらに人によってはカレンダー情報を盛り込んでいる場合もあり、単にメール機能だけを移行すればよいということではありません。その点、Questの「On Demand Migration for Email」「Metalogix Essentials for Office 365」は、メールに付随するこれらの情報資産をメールとともに移行することができるため、このC社およびZ社のケースにおいても、Z社の社員は移行の前後で特段の違和感なく移行を行うことができました。
Enterprise Vault→Office 365/Exchange Online移行のケース
採用企業 : 製薬会社D社
- 課題 : 現場におけるIT機器の普及や、社外での業務が多い業態であることなどを理由にOffice 365への移行を行ったD社。しかし、旧来の長期メール保存やコンプライアンスとして運用していたVeritas社のEnterprise Vaultにアーカイブされたデータは、本番環境のOffice 365への移行から取り残されたままであり、別々に監査されることで生じるコストと業務効率におけるムダが顕在化していました。また、ハードウェアの入れ替えが迫っており、アーカイブメールの管理方法を検討する必要がありました。
- Quest製品名 : Migration Manager for Email Archives
- 導入のポイントと効果 : コストと運用効率、双方におけるムダを解消するためD社が導入したソリューションは、Quest Softwareの「Migration Manager for Email Archives」でした。これらを活用することで、Azure ADとOffice 365のバックアップをOffice 365へ集約した同社は、コストと業務リソースの最適化の実現を成功させました。
まとめ
レガシィ環境から、Office365へ移行するには、ユーザーにいかに負担を掛けないか。が非常に重要なポイントであり、Quest SoftwareのMigrationツールは、既存のレガシィ環境との「共存環境」が構築できる事が最大の特徴となります。世の中には数多くの移行ツールが存在していますが、ガートナーが定める40個の機能を全て満たしているのは、Quest Software社のツールのみです。Officeツールの移行は非常に悩ましい課題であったと思いますが、多くの企業様にも採用されている実績の高いツールです。是非一度ご検討されてはいかがでしょうか。
